Ein Workflow kann eine Genehmigung automatisieren. Business Process Management geht weiter: BPM betrachtet, wie ein Geschäftsprozess vom Auslöser bis zum Ergebnis aufgebaut, gesteuert und kontinuierlich verbessert wird.
Für B2B-Unternehmen wird diese Unterscheidung wichtig, sobald mehrere Abteilungen, Systeme und Verantwortlichkeiten an einem Prozess beteiligt sind. CRM, ERP, E-Mail und manuelle Freigaben müssen dann nicht nur technisch verbunden, sondern fachlich als ein gemeinsamer End-to-End-Prozess organisiert werden.
Dieser Beitrag erklärt Business Process Management, ordnet BPM Tools und Business Process Automation ein und zeigt, wie Prozessmanagement mit CRM und Workflow-Automatisierung zusammenwirkt.
Definition Business Process Management: Was BPM wirklich bedeutet
Die Definition Business Process Management lässt sich einfach zusammenfassen: BPM ist ein systematischer Ansatz, um Geschäftsprozesse zu analysieren, zu modellieren, auszuführen, zu messen und kontinuierlich zu verbessern.
Der Begriff BPM bezeichnet damit nicht automatisch eine Software. Eine Business Process Management Software oder ein Business Process Management System kann die Methode technisch unterstützen, die Prozessverantwortung bleibt jedoch eine Managementaufgabe.
Die Suchkombination Business Process Management BPM Tools zeigt, dass Unternehmen häufig nach Technologie suchen. Erfolgreiches BPM beginnt dennoch mit Prozesszielen und nicht mit der Werkzeugauswahl.
Wichtig: BPM optimiert den gesamten Prozess. Workflow-Automatisierung automatisiert einzelne definierte Abläufe. Business Process Automation setzt Automatisierung innerhalb eines größeren Prozessmodells ein.
Der BPM-Lifecycle in fünf Schritten
1. Prozess erkennen und abgrenzen
Auslöser, Ergebnis, Beteiligte und Kundenwert des Prozesses definieren.
2. Prozess modellieren
Ist-Ablauf, Entscheidungen, Übergaben, Systeme und Ausnahmen sichtbar machen.
3. Prozess verbessern
Unnötige Schritte entfernen, Verantwortlichkeiten klären und Standards definieren.
4. Prozess digitalisieren und automatisieren
Geeignete Workflow-, CRM- und Integrationsfunktionen einsetzen, um manuelle Arbeit zu reduzieren.
5. Prozess messen und weiterentwickeln
Durchlaufzeit, Qualität, Kosten und Ergebnis regelmäßig prüfen und Verbesserungen iterativ umsetzen.
Workflow, BPM und Automatisierung: Wo die Unterschiede liegen
Eine Workflows Definition beschreibt in der Regel eine festgelegte Folge von Aufgaben oder Entscheidungen. Workflow Management und Automatisierung sorgen dafür, dass diese Schritte zuverlässig ausgelöst und weitergegeben werden.
Business Process Management Workflow betrachtet diesen Ablauf dagegen innerhalb eines größeren Prozesszusammenhangs. Die Fragen lauten nicht nur „Wer bekommt die nächste Aufgabe?“, sondern auch „Warum gibt es diesen Schritt?“, „Welchen Wert erzeugt er?“ und „Wie wird das Ergebnis gemessen?“ Workflow and Business Process Management gehören deshalb zusammen.
Workflow Business Process Management ist besonders wirksam, wenn Automatisierung auf einer zuvor optimierten Prozesslogik aufsetzt.
Wie CRM und BPM zusammenarbeiten
CRM-Systeme enthalten einen großen Teil der Informationen, die kundenbezogene Geschäftsprozesse steuern: Leads, Accounts, Opportunities, Aktivitäten, Angebote und Servicefälle. BPM ergänzt diese Daten um eine verbindliche Prozesslogik.
Ein Beispiel ist der Lead-to-Order-Prozess. Das CRM speichert Kundendaten und Opportunity-Status. BPM definiert Qualifizierung, Freigaben, Angebotsübergabe und Eskalationen. Automatisierung führt standardisierte Schritte aus.
Dadurch wird das CRM von einer Datenbank zur aktiven Prozessplattform. Besonders relevant ist dies bei längeren B2B-Prozessen mit vielen Übergaben und Ausnahmen.
Welche Rolle BPM Tools und BPMS spielen
Business Process Management Tools unterstützen Modellierung, Ausführung, Monitoring oder Analyse. Ein BPMS Business Process Management System geht typischerweise weiter und stellt eine technische Umgebung für das Management und die Ausführung von Prozessen bereit.
Bei BPM Business Process Management Software sollten Unternehmen darauf achten, ob die Lösung lediglich Diagramme zeichnet oder tatsächlich Workflows, Daten, Regeln, Integrationen und Monitoring unterstützt.
Business Process Integration und Process Integration werden besonders wichtig, wenn ein End-to-End-Prozess mehrere Systeme umfasst. Dann müssen Prozessstatus und Daten konsistent über Systemgrenzen hinweg weitergegeben werden.
Welche Prozesse eignen sich besonders für BPM?
• Lead-to-Order und Angebotsprozesse • Kunden- und Mitarbeiter-Onboarding • Service- und Eskalationsprozesse • Genehmigungen und Compliance • Beschaffung und interne Anträge • Vertrags- und Dokumentenprozesse
BPM-Kennzahlen: Was Prozessqualität sichtbar macht
• End-to-End-Durchlaufzeit • Wartezeit zwischen Prozessschritten • Anteil manueller Tätigkeiten • Fehler- und Rückläuferquote • Einhaltung von SLAs oder Freigabezeiten • Kosten pro Vorgang • Automatisierungsgrad und Ausnahmequote
Besonders geeignet sind Prozesse mit vielen Wiederholungen, mehreren Rollen, klaren Entscheidungen und messbaren Durchlaufzeiten. Je stärker Abteilungs- und Systemgrenzen betroffen sind, desto größer ist häufig der Nutzen eines strukturierten BPM-Ansatzes.
Die Einordnung von MPoweredHub
MPoweredHub verbindet BPM mit CRM, No-/Low-Code, Integration und Prozessautomatisierung. Der Ausgangspunkt ist dabei der Geschäftsprozess und nicht das einzelne Tool. In Projekten werden Ist-Abläufe analysiert, Zielprozesse definiert und anschließend auf geeigneten Plattformen umgesetzt. Standardisierte Schritte können automatisiert werden, während Ausnahmen und Verantwortlichkeiten bewusst im Prozess bleiben. Dadurch entsteht eine belastbare Prozessarchitektur, die sich nicht nur digital abbilden, sondern auch messen und weiterentwickeln lässt.
BPM macht Automatisierung steuerbar
Business Process Management schafft den Rahmen, in dem Workflow-Automatisierung und digitale Systeme sinnvoll zusammenwirken. Unternehmen optimieren dadurch nicht nur einzelne Aufgaben, sondern komplette End-to-End-Prozesse.
CRM liefert dabei Daten und Kundensicht, BPM strukturiert den Ablauf und Automatisierung übernimmt standardisierbare Schritte. Integration verbindet die beteiligten Systeme. MPoweredHub unterstützt B2B-Unternehmen dabei, diese Ebenen zu einer messbaren und skalierbaren Prozesslandschaft zusammenzuführen.
BPM-Check: Ist Ihr Prozess bereit für Automatisierung?
• Ist der Prozessanfang und das gewünschte Ergebnis eindeutig definiert? • Sind Rollen und Verantwortlichkeiten dokumentiert? • Sind Ausnahmen bekannt und bewusst geregelt? • Gibt es messbare Prozesskennzahlen? • Ist geklärt, welche Systeme und Daten beteiligt sind? • Wurde der Prozess vereinfacht, bevor Automatisierung geplant wird?
FAQ – Häufige Fragen zur CRM-Auswahl
BPM ist ein systematischer Ansatz zur Analyse, Modellierung, Ausführung, Messung und kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Workflow-Automatisierung führt definierte Arbeitsschritte automatisch aus. BPM betrachtet und optimiert den gesamten End-to-End-Prozess, in dem diese Workflows liegen.
Ein Business Process Management System ist eine Softwareplattform, die Modellierung, Ausführung, Steuerung und Monitoring von Geschäftsprozessen unterstützen kann.
CRM stellt Kunden- und Vorgangsdaten bereit. BPM definiert die Prozesslogik, mit der diese Daten durch Vertrieb, Marketing und Service geführt werden.
MPoweredHub analysiert Geschäftsprozesse, entwickelt Zielprozesse und setzt diese mit CRM-, No-/Low-Code-, Integrations- und Automatisierungstechnologien um.
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